求人市場が「売り手市場」と言われていた中から新型コロナウイルスの影響により状況が大きく変化し、いかに優秀な人材を採用できるかという「採用力」が求められている時代です。会社の財産である人材を確保するために、プロに採用を委託するRPO（採用代行）を利用する企業が増えています。
RPOの概要から、求められる背景、採用代行のメリットとデメリットなどについて解説します。
（2021年3月26日更新）
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目次
採用代行（RPO）ってなに？
「採用代行」とは、企業内で人事採用に関わる業務を採用代行サービス業者が請け負う人材サービスのことです。
簡単に言えば、採用活動を外部にアウトソーシングするという意味で、RPO（Recruitment Process Outsourcing）と呼ばれています。
RPOが注目される背景
求人市場の変化
近年の求人市場は「売り手市場」と言われてきました。
実際、リクルートワークス研究所による2018年度の調査によると、従業員数300人未満の企業の求人倍率（一人に対してどれだけの求人があるのかの指標）はなんと6.45倍の超売り手市場となっているのです。
しかし、従業員1000人〜4999人の企業の求人倍率は、1.02倍、さらに5000人以上の大企業だと求人倍率は0.39倍と非常に低くなっています。
中小企業は「超売り手市場」、大手企業は「超買い手市場」という極端な二極化が起きていることがわかります。
優秀な学生をどのように獲得するか、また中途採用でどこまで人材を集められるかが、中小企業の命運を左右するという状況です。
そのような中での新型コロナウイルスの流行は、採用市場に大きな変化をもたらしています。深刻な人材不足を抱える業界や職種もあれば、業績低下を理由に採用人数を大幅に削減しなくてはならない企業も出てきており、各社各業界の動きが注目されています。
新卒採用だけではなく、中途採用においてもこの影響は大きいようです。2020年7月21日に株式会社マイナビが発表した「新型コロナウイルスが転職市場に及ぼす影響」によると、1年以内に転職した人のうち約3割は新型コロナウイルス禍で再び転職活動を開始しており、業績悪化による減給や在宅勤務の増加などによる転職や副職への意欲ともとらえられています。企業側はこのような状況下でもWEBでの説明会や選考など採用活動を行っていくことで時代に変化していけるかどうか鍵となりそうです。
人手不足が深刻な問題となっている中小企業においては、大手やほかの企業と採用活動で戦うのが難しい場合も多く、採用自体を外注するRPOが注目を集めています。
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就職活動の長期化
株式会社ディスコが2020年に発表した「2021年卒・新卒採用に関する企業調査-中間調査」のよると、新型コロナウイルス影響により、学生は市場動向がつかめない不安な気持ちからエントリー数を増やしているという結果が出ています。
危機感により内定を持っていてもさらに就職活動を継続するという学生心理も予測され就職活動がより長期化することも想定されます。
求人手法の多様化
さらに、企業における採用活動は、従来のものに加えてインターネット求人広告、エージェント会社、リファラル採用、ダイレクトリクルーティングなど多岐に渡ります。これらをすべて社内で対応することが難しくなっている状況も、採用代行が注目される理由の１つです。
採用代行（RPO）で委託できる業務とは
実際にRPOで委託できる業務はどのようなものがあるのでしょうか。
採用計画と企画
採用活動を成功させるために必要な、人物像の緻密な設計や採用計画策定をはじめ、採用に
あたっての競合分析など、採用に関わる業務を委託します。
母集団形成
母集団形成とは、自社の求人に興味や関心を持つ人を作り出すことです。具体例として、どこに募集案内を載せるかの検討から、会社説明会の企画と実施、さらにはDMなどの原稿作成と配信なども含まれます。
応募者管理
応募者を集め、実際に選考にうつります。適性検査や筆記試験の実施や、面接の代行を委託することも可能です。この部分は企業にとってもっとも重要なコア採用なので、自社で行う部分と採用代行してもらう部分を慎重に判断して分ける必要があります。
RPOのメリットとデメリット
RPOのメリット
コア業務に集中できる
採用に関して、細々とした業務が発生しますが、そういった部分をアウトソーシングすることで、企業が絶対に行わなければいけないコア業務に集中することができます。
人事における専門性が高い
採用活動を本職としているアウトソーサーに採用代行してもらうことで、豊富な実績とノウハウを活用することができます。自社に合った人材を的確に選出することができるほか、これまでの人事採用ではこぼれてしまっていた優秀な人材を採用できる確率が上がることも期待できます。
特に新卒採用においては、1年間をかけて毎年取り組む活動となるため、煩雑になりがちな業務を安定的にこなすのは至難の技です。RPOを活用することにより、常に流動的な市場でも安定した採用を実現することができます。
管理コストの削減
「採用代行を行うとコストがかかるのでは？」と心配になっている企業も多いかもしれませんが、実際に自社内で採用活動を行う場合に比べると、コストが下がるケースが多いです。採用に必要なコストを考えた場合、それに関わるソフトの購入やシステムの導入の手間が省けるうえに、時間や手間が大幅に省けるのもRPOの大きなメリットです。
RPOのデメリット
自社にノウハウが蓄積されない
採用に関わる業務をアウトソーシングすると、自社で採用の経験を積むことができないため、ノウハウが蓄積されません。一度採用代行を利用し、ノウハウが蓄積されないままアウトソーサーとの契約が解除となった場合、今まで通りに採用活動が行えないというデメリットがあります。
内定者との関係構築がされにくい
採用イベントや自社セミナー、試験・面接や内定出し、内定後のフォロー業務など学生との接点をどのように作って関係性を構築していくかは採用担当者の腕の見せ所です。学生にとって最初に企業の「顔」になる採用担当者をアウトソーシングすることは、その接点を持つ機会そのものが失われてしまうことになります。
採用方針についてアウトソーシング先と綿密な打ち合わせが必要
採用活動において、パートナーとなるアウトソーシング先と方針を細かく共有することが重要です。求める人材像や仕事内容、職場の雰囲気や働き方など、学生目線で気になることを共有し自社メンバーのように対応してもらえるかどうかはもちろん、採用方針にズレがないかなどを確認していく必要があります。
こういう時に、採用のアウトソーシングを検討しよう
新卒を採用したいけどノウハウがない
母集団形成や学生への企業メッセージのコンテンツ化、説明会や選考活動など、いざ新卒採用をはじめるとなると片手間ではできないことに気づきます。
採用のプロを自社に迎え入れることは、社内や人事部内でゼロから採用方針を構築するよりもはるかに効率的で、学生や各業界・企業の動向も踏まえてサポートしてくれます。またアウトソースすることで社外の視点が得ることができ、自社の魅力を再認識できることも多くあります。
どの求人広告・求人エージェントに依頼すればいいか悩んでいるとき
「人員が減って急に採用をはじめることになった」など、求人にまつわる課題は後を絶ちません。求人広告やエージェントへのサポートを依頼するにもコストがかかり、採用状況の管理やコンテンツのアップグレードなどにも大きな手間がかかることが懸念されます。
ですが、その中の一部でもアウトソーシングすることができたら、業務負担が軽減されます。原稿入稿や応募者管理、面接の調整や内定後のフォローなど細分化する業務内容だからこそ、急に人員補填しなくてならない時などアウトソーシングするという選択肢があります。
コロナ禍での採用活動を模索しているとき
新型コロナウイルスの影響で大手各社の就活イベントも軒並み中止となるなど、採用活動自体も大きく変化しています。自社セミナーや面接、研修会など採用活動のほとんどがWeb上での採用活動が進められる中、 採用部門の質的・量的な業務負担も増えています。Web化が進む今だからこそ、アウトソーシングすることでさらなる負担軽減が図れます。
予想される費用
新卒採用の場合
2018年11月に株式会社マイナビが発表した「2019年卒マイナビ企業新卒内定状況調査」によると、新卒採用1人における平均の採用コストは53.4万円となっています。内訳としては、求人サイト掲載費や合同説明会・イベント参加費、説明会や選考会場となる会議室やホールのレンタル費、会社案内や採用パンフレット制作費、システム導入・利用費、採用担当者の旅費・交通費、学生の交通費、内定後の懇親会費・研修費などです。
また、2019年に株式会社リクルートキャリアが発表した「就職白書2019」によると、少子化や人手不足で採用売り手市場の継続により新卒採用の採用単価は年々上昇している傾向です。
中途採用の場合
2020年に株式会社マイナビが発表した「マイナビ 中途採用状況調査2020年版」によると、中途採用1人における平均の採用コストは求人広告費だけで見ても約27～84万円と職種によって大きく異なります。「ITエンジニア」や「コンサルタント・金融・不動産専門職」など専門性が高く求められる職種で求人広告費も高くなっています。
失敗しないRPO活用のポイント
RPOを成功させるために押さえておきたいポイントをご紹介します。
業務分担を明確に
もっとも重要な点として、「採用代行業者」と「自社」の業務分担を明確にする必要があります。
採用活動は煩雑な業務も多いですが、最終的な判断はどちらが行うのか、「筆記試験までは代行で、面接は自社で行う」などの流れを最初に明確にしておく必要があります。
採用代行業者と目標を共有する
自社が求めるゴールを採用代行業者としっかり共有することがRPOを成功へと導きます。RPOでは、採用を自社で行う場合に比べると応募者とのコミュニケーションが不足しがちです。入社後にギャップが生じるということがないように、自社が求める人物像や企業理念、など採用に関する目標を代行業者と共有することが大切です。
まとめ
新型コロナウイルスの影響で、中小企業はいかにして優秀な人材を確保するか、勝負の時となっています。だからこそ、企業の「これから」を担う人材を求めてRPOが導入されるケースが増えているのです。採用活動を外部に任せるのは不安だという方もいるかもしれませんが、企業にとって大事な採用活動だからこそ、RPOを活用して客観的に戦略的に導入してみてはいかがでしょうか。
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