Gozonji

「アウトソーシング」と「IT」の情報サイト Powered by realgate

 

BPO

総務の業務をアウトソーシングするメリット

投稿日:2018年8月6日 更新日:

総務の業務をアウトソーシングするメリット

企業の利益に直接結びつかないノンコア業務をアウトソーシングする企業が増えています。昨今では経理や採用、人事などに加えて、総務もアウトソーシングできるということをご存知でしたか?
「総務って、具体的に何をアウトソーシングするの?」という疑問から、聞かれてみるとよく分からない総務の仕事の概要、さらに総務をアウトソーシングする際のメリットとデメリットをご紹介します。

目次

意外と知らない総務の仕事

総務アウトソーシングが注目を集める背景

総務をアウトソーシングするメリット

総務をアウトソーシングするデメリット

まとめ

意外と知らない総務の仕事

総務をアウトソーシングする、といわれて果たしてそんなことが可能なのかと疑問に思う方も多いのではないでしょうか。
例えば「給与の計算をアウトソーシングする」「人事採用をアウトソーシングする」と言われると、どのような業務を外注するかが想像しやすいですが、総務というと想像しにくいかもしれません。
これは、総務が企業内でさまざまなことを行なっている、いわば「何でも屋さん」であるためです。
特に大企業には「総務部」が独立している場合もありますが、従業員数の少ない中小企業の場合、総務だけでなく経理や人事まで行なっているケースも珍しくありません。

総務代行業者のサービス内容もさまざま

総務のアウトソーサーとしてサービスを提供している各社のWebサイトを確認してみると、同じ「総務」という名前でもそのサービス内容が多岐にわたっていることが見て取れます。
総務庶務、受付、メール室運営に加えて、経理や給与計算、不動産管理、社宅運営、オフィスの環境整備、社内LANの整備などさまざまです。
総務のアウトソーサーのサービス内容が広くなっているのは、その都度発注企業に合わせて業務の幅を広げているからだと考えられます。

総務の仕事って何?

実際のところ、総務の仕事にはどのようなものがあるのかを見てみましょう。一般的には以下のような業務が総務の仕事とされています。
・株主総会・取締役会・経営会議などの運営
・コーポレートガバナンスに関する事務
・定款の草案起草
・社内規則や就業規則の整備
・社印・公印の管理
・社員名簿の管理
・登記に関わる事務
・契約書の作成
・不動産・動産の調達と管理
・消防・防災計画
・広報活動、ホームページの管理
・稟議書など社内文書の管理
・社内の美化・清掃の計画と実施
上記にあげたのは総務の仕事のほんの一例であり、すべての企業の総務がこれらの仕事すべてを行なっているというわけではありません。また、上に挙げた以外の庶務や、事務なども総務の仕事となっている場合も多くあります。

総務アウトソーシングが注目を集める背景

日本的な考え方として、まずそこに人を配置して、そこに仕事が振られるという文化があると言われています。どこに頼めばいいか分からない仕事をとりあえず総務に頼むというケースも多くあり、総務の仕事は外から見える化しにくく、属人化しやすいという傾向があるのです。
そのため突然総務担当が辞職するとなると、一気に仕事が滞るというケースも珍しくありません。
このような状況が続くと、総務担当者も手広く仕事を引き受けすぎて疲弊してしまったり、本来の業務を行う時間が不足して書類の不備が起こったり、長時間勤務になってしまったりといった問題も発生します。
これらの問題を解決するため、総務の仕事を可視化してアウトソーシングするという手法が今注目を集めています。

総務をアウトソーシングするメリット

総務とは本来、企業が滞りなく事業を推進していけるようにマネジメントする役割を担う非常に重要な部署です。このように聞くと、正社員が行うべき仕事のように感じますが、実際は派遣社員や契約社員が業務を行なっているケースが多いのではないでしょうか。
総務の業務は多岐にわたり、いつも前述したような会社の命運に関わるマネジメント業務を行なっているわけではなく、各部署から要請があったタイミングで業務が発生するケースも多いので、専任で正社員を配置するにはコストがかかりすぎると考える経営者が多いという実情もあります。
このような状況で総務をアウトソーシングするという選択は想像していた以上のメリットを享受できる可能性を秘めています。

業務が整理される

総務のアウトソーシングを導入することで、今まで見えにくかった自社の業務を見える化し、整理することができるのが、メリットの1つです。
煩雑な業務を切り分けてマニュアル化することで、業務全体を整理することが可能になります。
業務が整理される事で、処理のスピードが上がり、結果的に多くの案件を処理することができるようになります。

退職リスクの回避

前述したように総務の仕事は属人化しやすく、担当者が急に退職するとなると、業務が滞ってしまう可能性が大いにあります。特に、派遣社員や契約社員に仕事を任せている場合は、法改正や突然の退職などでこのリスクは高まります。
総務の仕事をアウトソーシングすればこういったリスクを回避できる上、新任者への教育なども一切不要となり、業務効率化という点で見るとかなりメリットがあるのです。

総務をアウトソーシングするデメリット

総務の柔軟性が失われる可能性がある

総務の仕事というのは、企業の行く末を左右するマネジメント業務のほかに、あらゆる庶務が含まれます。総務担当者の多くは毎日経営に関する管理業務を行なっているわけではなく、社内の大掃除や、コピー用紙の補充など「何でも屋さん」的な業務を担当しています。総務をアウトソーシングするとこのような柔軟性は失われ、外注することができない庶務に関しては社員が対応することになります。

大幅なコスト削減は見込めない

総務という仕事の特性上、仕事を切り分けてみると結果として社内で対応することが増えるため、大幅な経済の動きは見込めず、経理や人事をアウトソーシングする場合に比べると、大きなコスト削減は見込めない可能性が高いです。

まとめ

総務の業務をアウトソーシングするメリット

総務のアウトソーシングは、社員の退職や移動、派遣社員や契約社員の契約終了のタイミングで検討されるケースが多いというのが1つの特徴です。きっかけはこのように消極的でも、今までわかりにくかった総務の業務が見える化され、整理された業務スピードの向上には、目を見張るものがあると言われています。
アウトソーシングが難しいと言われている総務こそ大きな成果をあげる可能性があるのです。

BPOバナー

-BPO
-, , ,

Copyright© Gozonji , 2019 All Rights Reserved.