RPA導入は、業務効率化を図るうえで有効な方法のひとつとして、注目度が高まっています。ですが、導入する際にはできればコストを抑えたいと考えている方も多いかもしれません。そういう方には、RPAを社内で開発するという選択肢もあります。
今回は、コストを抑えてRPAを導入したいと考えている方に向けて、開発手順や考えておくべきポイントを解説します。
目次
RPAを活用するメリット
RPAの開発方法を解説する前に、RPAを活用するメリットをご紹介します。
メリットとしてまず挙げられるのは、人件費の削減です。単純作業をロボットが代わりにやってくれるシステムなので、人が行う作業を減らすことができます。24時間稼働させられるため、膨大なデータ入力など長時間かかる作業をロボットに任せることでスケジュールの短縮にもつなげることができます。
また、あらかじめインプットさせておいた命令を正確に実行してくれるため、ミスが起こりづらい点もメリットです。人がいくら正確にやろうとしても、ちょっとしたミスは出てきてしまうもの。ですが、例えば顧客情報などといった扱っているデータによっては、ちょっとしたミスが命取りになってしまう可能性もあります。データ入力などの業務が正確にできるRPAは、近年導入企業を増やしています。
RPAの開発手法
RPAの開発手法には、大きく分けて2種類あります。
簡易型
「簡易型」とは、プログラミングの知識が無くても開発が可能なタイプのRPAを指します。普段通りのパソコン操作をするだけでRPAの動作を記録することができるため、「記録型」とも呼ばれています。
簡易型は操作がシンプルでわかりやすいため、社内でシステムを開発した経験がない方やプログラミングの知識に自信がない方が、自らRPAツールを導入する、などといった小規模の運用を想定している場合におすすめだといえるでしょう。
開発型
「開発型」は簡単でシンプルな作業だけでなく、複雑で高度な作業も自動化できるRPAで、「コーディング型」とも呼ばれています。
例えば、社員数が多い大企業が社内全体でRPAツールを導入したいと考えている場合、他部署の従業員が多数関わる場合などは、RPAの設計が複雑になることがあります。そのため、細かい仕様も設定できる開発型のRPAツールが多く使われています。
ただ、複雑で高度な作業ができるため、プログラミングの知識が必要になります。例えば、普段からJavaなどの開発言語を使う技術を持っているエンジニアが社内にいないと、開発型RPAを使いこなすことは難しいでしょう。
RPA開発のステップ
では、実際に開発を進める際は、どのようなステップで行っていけば良いのでしょうか。今回は、4つのステップに分けてご紹介します。
どの部分を自動化させるか決める
RPAの開発を始めるうえでまず行うのは、「現在まで人が行っている業務の中で、どの部分を自動化させるのか」を決めることです。対象となるのは、人が行ってきた作業の中でも、業務の手順が複雑でないもの、社内全体をみてボトルネックになっているものなどがあります。そういった部分を見極めることが、開発の第一歩です。
RPAの対象となる業務を探すためには、業務内容や作業時間を可視化することが有効です。導入を検討するためのわかりやすい材料になるだけでなく、今回の対象にならなかったとしても効率化できる箇所が見つかる可能性があるからです。
また、可視化するとRPAを導入した後のメンテナンスにおいてどの部分から着手すればいいかわかりやすくなるというメリットもあります。どの作業にRPAを導入するかを始めに決めておくことで、導入の効果を高めることができるでしょう。
RPAを動かすシナリオを決める
対象業務が定まったら、どのように動かせばいいのかというシナリオを決めましょう。
シナリオを決める際にも、前述した業務内容や作業時間の可視化が有効です。例えば、思った以上に時間がかかっている工程があった場合、どうして時間がかかっているのかは現場の業務担当者が知っていることが多いです。そういった現場で起こっている背景を理解し、準備しておくべきデータやツールを把握することでシナリオ作成の精度を上げられます。
また、シナリオを作成する際は運用後のガイドラインを整えておくこともおすすめします。ガイドラインを整えておくと、現場の担当者が保守・点検を行う場合、どのように運用すればいいのかを把握できるため、現場が混乱することが少なくなるでしょう。
動作テスト
設計が完了したら、いきなり本番環境で動作させるのではなく、テスト環境を作成して動作の確認をしましょう。
動作テストの際には、正しい情報の処理方法と併せて、過去によくあった入力ミスなどの間違ったデータをRPAがどのように処理するのかも確認しておきましょう。データが間違っていた際にどう対処すればいいのかがわかりますし、間違いを回避できるシステムを作るための助けになります。
また、動作テストを行う際には、長時間稼働させても不具合が起きないかも忘れずに確認しておきましょう。動作テストを行って問題が無いことを確認できたら、現場での運用を開始します。
継続的なメンテナンス
運用が始まったら終わり、というわけでありません。運用を始めた後のメンテナンスが必要不可欠です。
運用後に発生したトラブルや、使用データ・ツールの変更があった場合は、システムも変更する必要があります。また、運用後に新たに自動化したい箇所が出てきた場合、すでに運用しているRPAとどのように組み合わせて業務改善を行っていくかを検討する必要も出てきます。
運用後にどんな点が効率化されて、どんな課題が出たのかを知ることは、欠かせない要素だといえるでしょう。
RPA開発で考えておくべきポイント
RPAは導入することで業務効率化が期待できるツールです。ですが、開発する際には、以下のポイントを押さえることが必要です。
RPAが得意なこと・苦手なことを知る
まず、RPAには得意な業務と苦手な業務があることを理解しておきましょう。
RPAは、手順が決まっていて毎日・毎月発生する業務、大量のデータ入力業務といった業務が得意です。反対に、デザインや営業、電話対応など、人間の判断がその都度必要になる業務には向いていません。
もし効率化させたいと思っている業務が向いていない業務だった場合、外部の専門企業にアウトソーシングすることで効率化を図るという手段もあります。RPAの開発に着手する前に、しっかり検討しておきましょう。
社内の運用体制を決めておく
RPAを開発して運用を始めたとしても、運用が属人的になってしまうとうまく効率化させることができません。シナリオ設計や動作テストの段階で、社内での運用マニュアルをまとめておくことが重要です。
例えば、RPAに不具合が起きたり、新しいRPAを導入したりする場合でも、運用マニュアルがあることでスムーズに対応することができるでしょう。
現場の理解を得る
RPAの開発を決定した経営陣と現場で温度差が生じる可能性があります。そういった状況を回避するためには、「どういう理由でRPAが必要なのか」を理解してもらう必要があります。開発する前にはどういう効果を見込めるかをわかりやすく説明し、導入後はその効果を数値化するなど、業務を効率化できていることが目に見えて分かるようにすることで、現場の理解を得るように動いていきましょう。
まとめ
今回は、RPAを開発する際の手順とポイントについてご紹介しました。
数あるポイントの中でも一番重要なのは、「RPAに向いている業務と向いていない業務を理解して分けること」です。RPAに向いていない業務を無理やり自動化させようと思っても、余計作業コストがかかる可能性が高くなってしまいます。
もしRPAに向いていない業務を効率化させたいと考えている場合は、外部の専門企業にアウトソーシングすることも有効です。RPAとアウトソーシング、どちらにするかは自社の抱えている悩みに合わせて検討していきましょう。