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書類の管理に役立つ! OCRの活用法とは!

投稿日:2019年5月20日 更新日:

書類の管理に役立つ! OCRの活用法とは!_1

「ビジネス書類をデジタル化して省スペースで管理したい」、「文字起こしなどの入力作業を効率化したい・・・」こんな悩みが仕事でありませんか?

アナログの書類をスキャナーで普通に読み込むと文字データを認識してくれない画像データなどに変換され、管理するときも不便。しかし最近では「OCR(Optical Charecter Recognition)」ソフトやアプリの普及および精度向上により、書類から文字データを判別し、PDFなど文字データの認識が可能な形式に自動で保存してくれる機能が簡単に利用できるようになりました。

今回は書類の管理に役立つOCRの活用法をご紹介。「OCRを理解して、書類管理などに活用したい」という方はぜひご覧ください。

目次

OCRとは

OCRのメリット

OCRの活用法を3つご紹介

まとめ

OCRとは

OCRとは「光学文字認識」のこと。OCRではデジタルデータから文字データ部分を自動で認識。PDFなどの文字を読み込める形式に変換してくれます。「JPG」や「PNG」などの画像データからも文字データを抜き出して、文字検索などが可能な、管理しやすいデジタルデータに変換可能です。

まずは文書をスキャナーやスマホアプリからのカメラ撮影などでデジタルデータとして保存。そこから後はOCRが文字データを自動判別して、文書形式のデータへと変換してくれます。

一昔前のOCRは文字認識能力が低く、文字化けがたくさん起こったりと実用性があまりありませんでした。しかし最近ではOCRの認識技術も向上し、「AI」と組み合わせたさらに高精度なOCRまで登場。OCRを利用することで、書類の管理や文字起こしなどの作業が簡単にできるようになりました。

OCRのメリット

OCRを利用すると、次のようなメリットがあります。

・書類の管理が簡単になる
・入力作業も楽になり、作業時間も短縮される
・人件費などのコストを削減できる

書類の管理が簡単になる

単にスキャナーなどで書類をデジタル化すると、画像形式で保存されることが多いです。そして画像形式のデータはキーワードで検索をかけたりして重要な部分をサッと探すなど、書類管理を効率化するのに必要な機能が使えないデメリットがあります。

OCRを使うとスキャナーやアプリで読み込んだデータを書類形式で保存可能。簡単にキーワード検索をかけたりして、アーカイブした文書データから必要な部分を抜き出すことができたりと、書類管理を効率化できて便利です。

入力作業も楽になり、作業時間も短縮される

書類を画像データとして読み込むと、内部の文章を引用したり文字起こししたりするときに、目視でチェックしながら入力作業を行わないといけません。こういった作業は目視がうまくいかずタイプミスも起こりがちで、入力量が多ければ多いほど作業時間がかかってしまいます。

OCR機能を利用すれば、書類をスキャンしたときに書類内の文字を自動で文字データとして抜き出してくれるので、入力しなければならない部分が一気に減少します。当然手書き文字など、パターンによってはOCRで読み込めず変換エラーが起きることもありますが、近年はOCRの精度も向上。OCRで読み込んだ後は一部の変換エラー手直しだけで作業が終了するので、作業時間が一気に短縮されます。

人件費などのコストを削減できる

一から書類データ文章を手入力していたりしていると、時間がかかるだけでなく人件費もかかってしまいます。また書類を紙ベースで管理していると整理したり保管したりと、管理するための人員も必要になりその点でも余計なコストがかかります。

OCRを利用すれば、書類データを高速でデジタルデータ化することにより手入力や文章チェックにかかる人件費を削減可能。またOCR機能と「RPA」(Robotic Process Automation)を組み合わせれば、読み取った文書データが自動で振り分けされて書類の整理なども必要なくなります。OCRを利用した書類のデジタル化や自動振り分けなどにより、紙ベースの書類で必要な管理などの手間も削減できます。

OCRは社内コストの削減という点でも優秀なツールといえるでしょう。

OCRの活用法を3つご紹介

ここからは、実際のOCRの活用法について3つご紹介していきます。

・OCRとRPAを組み合わせた活用法
・GoogleドキュメントなどでのOCR活用法
・OCRスマホアプリを使った活用法

OCRとRPAを組み合わせた活用法

RPAとは、「ホワイトカラー(事務系の労働者)の事務作業を自動化し、業務を効率化するためのシステム」のこと。このRPAとOCRを組み合わせれば、事務系の処理がさらに効率化されます。

例えば複合機でスキャンした書類データを取り込んだ後、OCRで文字データを認識してPDFで出力。出力後はドキュメントの内容などにより書類データを仕分けして分類してくれます。分類後の書類データは文字での検索や他文章への引用なども自由自在で、利用価値も高くなります。

このようにOCRとRPAを組み合わせると文書をデジタルデータとして活用しやすい状態で、自動で保管・分類などをすることが可能になるのです。

GoogleドライブなどのOCR活用法

社内で文書作成するときに、「Googleドライブ」を活用されている企業も多いです。GoogleドライブなどのツールにはOCR機能が組み込まれており、画像データをその場でさっと文字データ変換したい場合に役立ちます。

OCRの機能利用時も、例えばGoogleドライブでは画像データをGoogleドライブ内にアップロードして保存。表示された画像データを右クリックして「アプリを開く」→「Googleドキュメント」を選択し、Googleドキュメント形式で画像データを読み込むだけと簡単です。

「すぐに画像データをOCR化して、文字起こしや引用などをしなければならない・・・」と時間がないときは、ぜひGoogleドライブなどのOCR機能付きツールを利用してみてください。

OCRスマホアプリを使った活用法

「外出先で書類などをOCRで読み取りたい・・・」こんなときもOCRが大活躍します。

OCRはスマホアプリとしても提供されており、「Ofiice Lens」などが有名です。Ofiice LensなどのOCRアプリは、まずカメラで撮影した画像をOCRでスキャン。スキャンして読み取った文字データを文書形式で保存可能です。

OCRアプリによって文字読み取りの精度にはばらつきがありますが、どこでも手軽にOCRが使える利便性は大きいです。OCRアプリ初心者の方は、精度や使い勝手に定評のあるOfiice Lensをぜひ利用してみてください。

書類の管理に役立つ! OCRの活用法とは!_2

まとめ

今回はOCRとは何か、そしてそのメリットや活用法を、書類の管理などさまざまな観点からご紹介してきました。

最近ではOCRとAIを組み合わせたシステムも登場しており、読み込み精度がさらに上がっています。「大抵の書類は1文字違わずOCRで文書データ化できる」時代もそう遠くなさそうな気がします。

ただしOCRを導入したからと言って人為的作業が不必要になるわけではありません。上手にOCRと人為的作業を組み合わせて、効率的な書類管理などを実現しましょう。

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