あなたの企業は取引先とやり取りをする場合、どのような方法をとっていますか？ 電話・書類・メール・・・取引先とやりとりするにはいろいろな方法がありますよね。
しかしいろいろな方法を併用するとそれだけ取引工程が煩雑化。時間のロスにも繋がります。
そんなときは「EDI」を利用すればデジタルデータで取引を一元化して、業務の効率化が可能です。今回はEDIの重要性をEDIでできることなども含めて解説。まだEDIを導入していない企業様は、ぜひこの記事をきっかけにEDI導入をご検討していただければと思います。
目次
EDIとは
EDIとは「取引内容を電子データ化して企業間で交換する仕組み（Electronic Data Interchange）」のこと。支社による本社への業績報告、取引先企業への受注および発注などにもEDIが利用されています。EDIシステムの歴史は意外と古く、当初は大手企業が中心になって採用していました。
特に発送時などに多量の書類取引が発生する流通業ではEDIが必要不可欠。1980年代に大手チェーンストアなどで構成される業界団体「日本チェーンストア協会（JCA）」によってEDI方式が流通業界で標準化されるなど、物流業者とEDIには深い関わりがあります。
関連ページ：EDI導入で得られるメリットとは？
EDIの重要性
EDIを導入すると、
・業務処理をより簡単にできる
・ペーパーレス化
・業務エラーの改善
・データの一元管理
などが可能になります。
業務処理をより簡単にできる
アナログで受発注などの事務処理を行うと、業務が煩雑化し無駄な時間もかかることは前述の通りです。EDIを使えば、例えば伝票作成時も作った後はデータですぐに相手方へ送るだけ。その他業務処理に必要なデータも簡単にパソコンから送信することができ、アナログよりも簡単に業務処理ができます。
ペーパーレスによるコスト削減
アナログの手法だと書類であれば紙がかさばり、印刷代などコストもばかになりません。EDIを使えば、業務処理に必要なデータを全て電子データ化。作業スペースもすっきりするだけでなく、ペーパーレス化によるコスト削減も狙えます。
業務エラーの改善
アナログの手法だと入力ミスや発注漏れなども発生しがちで、トラブルが起これば取引先もイライラします。EDIだと取引に必要なデータをサッとシステム上で更新できるので、取引データの管理も簡単。システムの機能により入力ミスがあった場合のアラートなども可能で、ヒューマニックエラーの防止にもつながります。
データを一元管理することによる簡単な分析
アナログの手法だと取引データなどもバラツキがちで、データをまとめて今後の業績分析などを行うにも難儀します。EDIだとシステム上にすべてのデータを集約。データの一元管理だけでなく、それらを組み合わせたデータ分析も簡単にできるようになります。
関連ページ：データ分析を効率化！ BIツールの仕組みとは
今後のEDIは
以前のEDIは企業ごとにデータ形式が異なり、取引先が多ければ多いほど各企業の形式に対応したEDIを構築しなければならない手間とコストが掛かっていました。
ただし最近では形式も標準化が進み、以前よりEDIの汎用性は高くなっています。またIT業界でおなじみになってきたクラウドを介して利用する「WEB-EDI」も広まっています。
WEB‐EDIはコスト面から導入ができなかった中小企業でも導入しやすいEDIになっており、ローカル環境のEDIシステム構築の手間がいらず、ウェブブラウザー経由で処理を行える利便性の高さがメリット。さらに今までの電話回線を通じたEDIと違って光回線などのインターネット網を利用するので通信が高速で、利用コストも削減できます。
今までEDIで使われていた電話回線は数年後完全撤廃されることが決定し、今後はWEB‐EDIを中心にしたEDI整備が急務になります。WEB-EDIの仕様が企業により若干異なる、セキュリティを担保するにはどういった設定を自社で行えばよいのかなどの懸念点はありますが、利便性やコスト面で導入しやすいWEB-EDIの普及が進むのは間違いありません。
まとめ
ここまでEDIの重要性を、概要なども含めて説明していきました。事務処理の業務の煩雑化、時間のロス、コストの増大化・・・こういったアナログ手法の悩みをEDIが一気に解決してくれます。特にWEB‐EDIなどのクラウドベースのツールは、今まで足踏みしていた中小企業でも簡単にEDI導入ができるとあって注目したいところ。
ぜひEDIの重要性を理解して、EDI導入を検討されてみてください。
おすすめ関連記事：書類の管理に役立つ！ OCRの活用法とは！
おすすめ関連記事：アウトソーシングするなら知っておきたいRFP作成のポイント