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働き方改革へのIT活用法

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働き方改革へのIT活用法_1

労働時間の削減と、生産性の向上。
政府による働き方改革の推進に伴い、企業にとってこの2つを同時に進めていくことが、喫緊の課題となっています。

働き方改革を進める上で、欠かせない存在となったIT。国内でもITを効果的に活用し、社内の様々な課題を解決している企業が増えてきています。ITによって実現する働き方改革とはいったいどのようなものなのでしょうか?

ここでは、国内でのIT活用例を挙げながら、社内での働き方改革を進めていくポイントを解説していきます。

目次

業務プロセスと情報の可視化と共有
RPAを介した場所と時間を選ばない働き方
クラウドサービスによるリモートワーカーの業務・労務管理
IT活用が加速する働き方改革

業務プロセスと情報の可視化と共有

一連の業務を完結させるまでに、複数の部署を横断しながら各担当者が確認・承認を行う必要があるというケースは、どの業種や部門でも多く見られます。こういったプロセスをメールで行っている場合、各担当者間のやり取りが1スレッド内に増えすぎて重要なメッセージが見つからないことも多く、全体の進捗が見えづらく、非効率です。

そこで導入が進められているのが、チャットツールの導入です。ビジネス使用を目的としたチャットツールは各社からリリースされており、SlackやChatwork、またビジネス版のSkypeやLINEを取り入れることで、各関係者間のやり取りが可視化され、確認・承認のプロセスがぐっとスピーディーに完結できるようになります。

情報の共有においても、Evernoteなどの情報管理アプリを活用し、必要な情報を検索する時間と手間の大幅短縮を実現することが可能です。情報管理においては、まず紙ベースでの保管からの脱却が大前提で、デジタル保管へ移行しながらも、書類管理の保管ルールをきちんと定め、共有しておくことがポイントです。フォルダやファイルのネーミングルールを共通認識として社内に落とし込んでおかなければ、デジタル保管に移行しても、結局「あの資料はどこ?」と、紙での保管と同様に検索に時間と労力がかかってしまうため、注意しましょう。

RPAを介した場所と時間を選ばない働き方

RPA(ロボティック・プロセス・オートメーション)の導入は、オフィス業務の効率化のため、多くの企業が導入の検討を進めています。リモートワークを推進する上でも、RPAは欠かせない存在です。複数のシステムやアプリケーションを横断してのデータ処理を得意とするRPAにより、外出先からも社内システムへのアクセスすることが可能となります。経費申請や勤怠管理も、一定のルールに基づいたメールを送信すれば、各システムへデータを入力してくれます。また、外出中の営業マンでも、同じくメールで在庫照会を行うことも可能となります。

クラウドサービスによるリモートワーカーの業務・労務管理

自由な働き方と生産性の向上を目指す上で、リモートワーカーの業務・労務管理は、大きな課題のひとつでしょう。その解決策の一例として、キャノンITソリューションズでは、顔認証により勤務実態の把握を可能とするクラウドサービスを提供しています。このサービスでは、ノートパソコンのカメラから社員の在籍確認を行い、このデータを勤務実績として登録し、日次から月次までの勤怠データを集計することができます。また、PC上での作業画面のスクリーンショットを自動アップロードする機能や、勤務時間内に各業務に費やした時間を集計する機能もあるため、業務工数の把握や業務の進捗確認も行うことができるのです。

リモートワークを推進する上で懸念要素となるのが、セキュリティの問題です。社外でのPC作業中に社外の人物が画面をのぞく、本人の離籍中にPCを操作するなどのリスクに対する事前防止対策も、リモートワーカーを管理する上では、非常に大切です。先のキャノンITソリューションズによるサービスでは、顔認証機能を活用することで、本人以外がPCを操作しようとしてもPC画面は映らず、その映像は管理者へ報告されるようなセキュリティ対策を取っています。サービスを導入する際には、便利な機能はもちろん、セキュリティ対策をしっかりと確認しておくことが重要です。

IT活用が加速する働き方改革

働き方改革へのIT活用法_2

大手調査会社IDC Japanによる、日本とそれ以外のアジア太平洋地域における職場でのIT活用実態調査では、周辺諸国の6割が「すでに展開している」と回答しているのに対し、日本では3割程度に留まっています。また、「今後のIT活用に関する具体的な計画はない」と答えた日本企業は4割に達し、国際的にも職場でのIT活用が遅れているのが現状です。

一方で、同会社による別調査では、2021年には働き方改革に伴う国内ICT市場の規模は、2兆6622億円に達するという見通しも出ています。これまでアナログな人海戦術で経営を支えてきた国内企業でも、今後一層、ITによる職場変革が加速していくことでしょう。

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