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給与計算業務のアウトソーシング会社の選び方

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給与計算業務のアウトソーシング会社の選び方_1

BPO(ビジネス・プロセス・アウトソーシング)は、働き方改革や人材不足といった課題解決を進める上で、今や企業にとって欠かせない経営戦略のひとつとなっています。企業の成長やビジネスの拡大に伴い、人事部門の業務負担も増加します。その中でも、社員の給与計算業務は、担当者は毎月時間との闘いに追われ、残業時間の増加や、人材不足による派遣社員コストの増加につながっています。

社員の個人情報を扱う業務だけに、国内ではまだまだセキュリティ面での懸念が拭いきれずに、自社内で行っている企業は多く存在しています。その一方で、労働人口減少は益々深刻になり、企業は限られた社員をコア業務に活用していく必要性に迫られています。給与計算業務を外部に委託する際の業者選定において、いくつかのポイントをおさえておくことで、自社にとって最適かつ安全な業者選定が可能となり、社内の生産性向上やコスト削減を実現することができます。

ここでは、代表的なアウトソーシングサービスの内容を参考に、業者選定の際のポイントを挙げていきます。

目次

選定ポイント1. 委託業務範囲

選定ポイント2. セキュリティ

選定ポイント3. 人材の専門性

サービス内容のトータルバランスを比較して選定を

選定ポイント1. 委託業務範囲

給与計算と一言で言っても、社員の給与明細を作り上げるまでのプロセスは多岐に渡ります。アウトソーシングの際は、煩雑な業務のどこからどこまでを外部に委託するかを、まずは明確にしておく必要があります。一般的なサービス内容は下記のように大きく3つに分かれています。

1).社保や税金など給与明細に記載される項目全般の計算業務から、明細書作成までの一連の月次業務と年末調整

2).1)の業務に加え、給与や税金の変動による社内人事システムの処理や、勤怠管理システムなど、各種システムやデータの管理

3).1)、2)を含めた、人事業務全般を一括代行

業務範囲をしっかりと定めておくことで、余分なサービスによるムダな委託費用を抑えることができます。また、業務範囲を定めておくことは、社内のセキュリティ規定を遵守する上でも不可欠です。

選定ポイント2. セキュリティ

社員の個人情報を多く扱うため、アウトソーシングの際にはしっかりとしたセキュリティ対策が実施されるかが、業者選定においては非常に大切です。セキュリティ管理を得意とする業者のポイントは下記2点です。

1).金融機関
「銀行系」と呼ばれる、銀行から派生した代行サービス業者で、データ処理の正確性と高いセキュリティ対策により、長年、給与計算代行の中心的存在として、実績を積み上げています。お金の取り扱いのプロフェッショナルに委託するという、安心感の高さがポイントです。

2).システム開発会社
人事や経理などの管理システムの開発・販売を行い、その多くが給与計算業務の代行サービスも行っています。システムメンテナンスや保守・運用のエキスパートであるため、データ管理もしっかりとしたセキュリティ対策を行っています。

選定ポイント3. 人材の専門性

社会保険や税金の計算を担当する上で、専門性の高い人材は必要不可欠です。法改定などに伴う各種変更も、自社社員の専門性を高めるまでには、時間と労力がかかります。アウトソーシングする際は、代行業者が適切な専門知識と経験を持ったスタッフを有しているかを確認することが大切です。その際、社労士や税理士資格も選定の際には重要な指標となりますので、チェックしておきましょう。

給与計算業務のアウトソーシング会社の選び方_2

サービス内容のトータルバランスを比較して選定を

このように、給与計算業務のアウトソーシング業者の選定には、注視すべきポイントがいくつかあります。各社、様々な強みを打ち出しているため、選定の際には上記3つのポイントと、各社の強みやサービス内容がバランスよく満たされているかを確認すると良いでしょう。

委託業務の幅が広い場合は、自ずとセキュリティ対策は厳しくなくてはなりません。また、社内の多くの業務がネットワークでつながっている場合は、システム管理に秀でたプロフェッショナルの存在が不可欠です。まずは、自社のカラーや規定と照らし合わせながら、各ポイントに優先順位をつけましょう。そして、その強化すべきポイントを満たすことができるという実証のある業者を見極めることが、業者選定を失敗しないコツなのです。

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