Gozonji

「アウトソーシング」と「IT」の情報サイト

 

BPO

社葬に必要な事前準備のアウトソーシングは可能?

社葬に必要な事前準備のアウトソーシングは可能?_1

企業の創業者、現役の社長や役員、また社員の殉職など、様々なケースにおいて社葬の開催が必要な場合があります。社葬について前もって準備しておくことは、「縁起が悪い」「不誠実だ」などといった感情を持たれる方もいるかもしれません。しかし、突然の知らせに慌ててしまわないよう社内で事前準備をきちんと行うことは、リスクマネジメントの一環です。現在では、社葬を専門に扱う代行業者も増えています。アウトソーシングを上手に使って、しっかり社葬準備をしていくようにしましょう。

関連ページ:アウトソーシングすべき「ノンコア業務」をどう判断する?

AI×BPO バックオフィスまるごとアウトソーシング

目次

事前準備は社内規定の策定から

準備項目や当日の運営フローなどを可視化

社葬専門業者へのアウトソーシングで効率化

早い段階での社内準備がアウトソーシングの効果を上げる

事前準備は社内規定の策定から

訃報が届いてから社葬までの期間は、1か月程度が一般的ですので、その短い期間の中で、多岐に渡る手配を行わなければなりません。まずは社葬に関する規定を定めることが、事前準備や様々な手配をスムーズにかつ的確に行うために必要となってきます。

社内規定の内容では、まず執行の基準を定めましょう。
勤続年数や役職、また企業への貢献度などを数値などで具体的に明示し、社葬の対象となる人、ケースを定めておきます。そこから、社葬の準備・運営全般を行う実行委員のメンバーを選定していきます。
一般的には総務部が担当すると思いますが、社長や役員の社葬であれば秘書課も連携してもらいながらメンバーを選定し、各メンバーの責務や実際の担当業務などを定めていきましょう。

この社内規定の策定において、忘れてはいけないことは、費用範囲です。社葬を行うとなると、その費用はもちろんのこと、運営全般を企業で負担することとなります。現役社長の社葬となれば、普通に行ってもその規模は大きく、来賓や参列者も多くなり、費用もかさむことでしょう。
それに加え、あれもこれもと華やかな演出を追加してしまうと、費用は無限大に増えていってしまいます。そのため、あらかじめ役職別・ケース別などで社葬費用の範囲を定めておくことが、際限ない出費の防止策となるのです。

準備項目や当日の運営フローなどを可視化

訃報が入ってから社葬の施行までの期間には、膨大な手配が必要となります。
そういった準備すべきものや当日の運営フローまでを細かく定めておくと、実際に喪家や葬儀業者などとの打ち合わせで微調整すればいいだけになりますので、格段にスピードが上がります。
まず、訃報の連絡先リストは必ず事前に作成しておきましょう。社員や労働組合、取引先や株主、その他故人と関係の深かった人や団体などをリスト化し、各人への連絡方法や連絡の順序まで定めていきます。
このリストが社葬を行うにあたっては非常に大事な存在となりますので、漏れのないよう選定しましょう。
またその際、各人と関係のある、また親しい社員から連絡することが望ましいですので、誰が誰に連絡するのかも定めておくようにしてください。

AI×BPO バックオフィスまるごとアウトソーシング

そして、来賓と参列者をきちんと分けておくこと、弔辞をお願いする人、献花の優先順位…と細かく落とし込んでいき、定めたフローやリストはフォルダなどに一括管理し、実行メンバー内でいつでも共有・更新できるようにしておきましょう。

社葬専門業者へのアウトソーシングで効率化

このように、煩雑で多岐に渡る社葬の準備を訃報を受けてから行っていては、日常業務が完全にストップしてしまう恐れがあります。大規模な社葬になる可能性がある場合は、あらかじめ社葬を専門としている代行業者に相談するのがおすすめです。
専門業者に入ってもらうことで、施行までの期間内に効率的に準備を進めることができ、また当日の運営も滞りなく進めることができます。
しかし、一点注意して頂きたいのは、代行業者へ委託するには、先に挙げた社内規定と連絡先リストが大前提であるということです。これらを作成しておくことで、よりスムーズにアウトソーシングをすることができるようになります。社内であらかじめまとめた規定とリストをもとに、都度必要な手配を業者と詰めていくことになります。

社葬に必要な事前準備のアウトソーシングは可能?_2

早い段階での社内準備がアウトソーシングの効果を上げる

社葬は社外にその企業のことをアピールする一大イベントでもあります。そのため、「漏れなく、完璧な」葬儀の開催が必要です。
社内規定や連絡先リストを作成する前に、専門業者へ一度相談してみるのも、準備工程がクリアになりますし、しっかりと社内で進め方や方針が整っていれば、あとの細かな準備や運営代行が業者側としてもスムーズに進みます。
多くの社外関係者が集う社葬の失敗は企業イメージに大きなダメージを与えることとなりますので、専門業者の知識やノウハウを上手く利用して、効率的に進めていきましょう。

おすすめ関連記事:福利厚生のアウトソーシングについて
おすすめ関連記事:コンサルティングとアウトソーシングの違いとは
おすすめ関連記事:総務の業務をアウトソーシングするメリット

AI×BPO バックオフィスまるごとアウトソーシング

BPOバナー

-BPO
-, ,

© 2021 Gozonji