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RPA導入に適した部門はどこ? 適用の条件は?

RPA導入に適した部門はどこ? 適用の条件は?_1

これまで、BPOやSSC(シェアードサービスセンター)へと委託していた業務を担う存在として、急速に市場が拡大しているRPA。
多くの領域において適用性が高いRPA導入ですが、その特性に適した業務とはどのような業務なのでしょうか?

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目次

RPAが適用する業務の条件

社内外システムのデータを連結

リスト作成や集計作業などエクセルベースのデータのアウトプット

複数のシステムに渡るデータを集約し、抽出

手作業でコツコツと行う業務はすべて自動化することで組織の生産性が向上する

RPAが適用する業務の条件

RPAは、ルールエンジンや機械学習、人工知能などを用いて、ホワイトカラーのオフィスワークを自動化・効率化する仕組みです。

その特性を活用するためには、以下のような条件を含む業務が適しています。

・PC画面上で行われる、コピー&ペースト、データの目視確認、システムへの入力作業などの業務
・常に一定のルールに基づいて、実行・反復されている業務
・作業時間の長い業務
・人為的ミスの多い業務

現在実用化されているRPAの多くは、定型作業の自動化機能をメインとしています。
そのため、RPAを導入することで、手作業で行うため時間がかかりミスが多かった業務を、自動的に、そして正確に行えるようになります。その結果社員の業務効率も上がり、コストも大幅に削減できるという効果が生まれるのです。

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ただし、RPAに任せる業務は、ルールベースの定型・反復作業であることが前提ですので、一連の業務を丸投げするのではなく、間接業務を効率的に行ってくれる存在として活用するのが、現時点では有効なRPAの導入法となります。

関連ページ:RPAができることって何?

社内外システムのデータを連結

製品やサービスの納品データや、顧客からの入金データ、金融機関のデータ確認など、経理部門に多く見られる業務(社外システムからの情報獲得から社内システムへの入力まで)は、RPAを導入することで自動化できます。

そのため、これまで月末月初、決算期などに山積みになっていた書類やデータをひとつひとつ手作業で確認、入力する手間が省け、作業工数が格段に削減されることとなります。その結果、派遣社員や外部の委託会社にアウトソーシングする必要がなくなり、人件費の大幅なカットが期待できるのです。

関連ページ:RPA導入が経理業務にもたらす効果とは?

リスト作成や集計作業などエクセルベースのデータのアウトプット

エクセルで集積しているデータを使用した資料用のリスト作成する際も、RPAにより、該当データの抽出からワードなどの資料用フォーマットへの貼り付け、メール送信や印刷までを自動で行うことができます。

これまで報告書や書類ごとに必要なデータを探し、抽出し、コピー&ペーストを繰り返していた作業がすべて自動化されるため、無駄な印刷や二度手間がなくなり、紙などの消耗品コストも削減可能です。
また、データ抽出と資料作成に多くの時間を取られていた社員も、RPAがすべて自動で行ってくれるため、より生産性の高い仕事に取り組むことができるようになります。

複数のシステムに渡るデータを集約し、抽出

営業管理や物流管理、また、人事部のワークフローのような勤怠管理システムは、項目ごとに複数の管理システムが存在している場合が多くあります。複数のシステムに様々な情報が散らばっていると、必要なデータを抽出するために複数のシステムを立ち上げなくてはならなくなります。
しかしRPA導入し複数のシステム内のデータの照合、抽出を自動化することで、作業工数を削減することが可能になるのです。

また、複数のシステムを使用することで頻発する、システム間でのデータの差異も、RPAがすべてのシステムに対し、一律のデータで同期・更新してくれるため社内情報が統一化されます。また、複数のシステムにそれぞれ入力・登録する作業工数をなくすことが可能になるのです。

手作業でコツコツと行う業務はすべて自動化することで組織の生産性が向上する

RPA導入に適した部門はどこ? 適用の条件は?_2

経理、人事、物流、営業など、多くの部門において、RPAは力強い存在となります。
RPAに適切な業務を担ってもらうことで、社員はより生産性の高い仕事へと注力できるようになりますし、人手不足のためにやむを得ずアウトソーシングするといった費用もなくなります。
RPAを活用した、コンパクトかつスマートな経営スタイルがこれからの日本においても、どんどん広まりをみせていくこととなるでしょう。

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