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DX普及の促進剤になる!電子署名のメリット

DX普及の促進剤になる!電子署名のメリット

「DX(デジタルトランスフォーメーション)」を実現して強い競争力を身に付けるためには、業務デジタル化と組織改革が必要になります。業務デジタル化においては紙の書類をデジタルデータで活用できるようにした上で、印鑑といった既存の認証に代わる方式を採用する必要もあるのがポイントです。

紙の電子化に強く関係するのが「電子署名(電子契約)」です。電子署名によりデジタルデータの書類にも法的拘束力を持たせて、安全に管理できるようになります。

今回は電子署名を一から理解したい方へ向けて、その概要やメリット、導入のポイントなどを解説していきます。

目次

テレワークで会社に印鑑を取りに行かなくてもよくなる!電子署名とは

認証スピードも速くなる!電子署名のメリット

電子署名導入のポイント

まとめ
DX普及の促進剤になる!電子署名のメリット

テレワークで会社に印鑑を取りに行かなくてもよくなる!電子署名とは

電子署名とは電子データで署名と同じ行為を行える技術を指します。書類が改ざんされておらず内容が正当だと証明するために必要です。

書類をデジタルデータ化した場合、デジタルデータになった印鑑といったサインは実行力がなくなります。データの一部として改ざんを行い、簡単に偽の書類を作り出せてしまうからです。

そこで対応策として考え出されたのが電子署名です。電子署名では書類データが改ざんされてしないことを暗号化技術も活用しながら証明できます。

現在テレワークにおいて、紙の書類が在宅勤務実行にあたって邪魔になっています。たとえば「社印が手元にないのでわざわざ会社に取りに行く」といった事例も発生しているのが問題です。

しかし電子署名を利用すれば、社印として認証を行って書類の正当性を証明できるようになります。結果的にテレワークの効率化にも、電子署名は役立つことになるでしょう。

電子署名は、次のような仕組みで成り立っています。

1.署名する人はハッシュ関数(暗号化技術)でハッシュ値を作成する
2.署名する人は秘密鍵で文書を暗号化して電子署名をファイルへ記載
3.署名する人は署名検証者へ暗号化したファイルを送信する
5.署名を検証する人はファイルからハッシュ値を作成する
6.署名を検証する人は公開鍵で電子署名のハッシュ値を復号
7.署名を検証する人は作成したハッシュ値と復号したハッシュ値を比較する

署名を検証する人が作成したハッシュ値と復号したハッシュ値を割符のように照合することで、内容が改ざんされていないか確認するのがポイントです。「秘密鍵」や「公開鍵」は、一般的なインターネット通信で広く用いられている重要な暗号化技術になります。
DX普及の促進剤になる!電子署名のメリット

認証スピードも速くなる!電子署名のメリット

ここからは電子署名を実行してDXを実現するメリットを解説していきます。

・物理的に印鑑を押したりするよりも認証スピードが速まる
・紙の印刷代といったコストもカットされる
・セキュリティも確保できる

物理的に印鑑を押したりするよりも認証スピードが速まる

従来通り印鑑ベースで取引を進めていると、

1.書類を印刷する
2.必要な印鑑を持ってきて押印する
3.取引先に郵送するか直接持って行く

といった手順が必要です。

せっかくデジタルデータ化した書類を紙の書類にしないと使えないのはもったいないことです。ペーパーレス化の意味もなくなってしまいます。

また押印するのにいちいち必要な印鑑を用意するのは面倒です。押し間違えればまた書類を印刷して押印し直さないといけないデメリットもあります。

さらに取引先に郵送したり直接持って行くのは時間が掛かります。現在コロナ禍で遠くの企業へ書類を持って行くのが難しい状況です。無理に書類を持って行こうとすると嫌がられる可能性もありますし、郵送しても届くのに数日といった時間が掛かって取引がもたつきます。

対して電子認証を導入すれば、本当の意味でペーパーレスが実現します。

1.書類をデジタルデータで作成する
2.その場で電子認証を行いオンラインで取引先へ送る

といったステップだけで取引が完了するのはメリットです。認証作業に時間を取られることがなくなり、スムーズな取引が実現します。時間削減された分は他の業務にあてられるので収益向上も見込めるのもメリットになります。

紙の印刷代といったコストもカットされる

電子認証により完全なペーパーレス化が実現すると、紙代や印刷代などが最適化されて無駄がなくなります。毎月発生していた各費用が浮き、予算を他の業務へあてられるようになるでしょう。

また収入印紙代の面からも電子認証による取引の実現は効果があります。

収入印紙代は取引に関する書類に対して発生し、最大数十万円といった高い金額が発生します。取引量や取引額が多い企業では、収入印紙代がかさんで費用を多少圧迫している可能性があるでしょう。

しかし電子認証で作成した取引書類には収入印紙代が発生しません。税を納める手間が掛かりませんし、コストメリットも見込めます。

セキュリティも確保できる

電子署名により紙の書類を完全にシステム上で管理できるようになると、セキュリティ性も向上します。

たとえば紙の書類には紛失のリスクがありますが、デジタルデータの書類だと紛失してデータ自体がなくなってしまう危険性を減らせます。また権限に応じてアクセス制限を掛ければ、社内で不正な改ざんが起きる危険も防げますし外部ハッキング対策にも効果があるでしょう。

さらに操作履歴を取得して、「この書類は改ざんされている可能性がある」といった悪い原因も突き止めやすくなるメリットもあります。紙の書類だけで取引書類を管理していると、誰かが意図して内容を書き換えてしまう可能性もありますが履歴は残りにくいです。

ただしインターネットに接続する場合は技術的なセキュリティを確保できるように信頼できるサービスを利用しましょう。
DX普及の促進剤になる!電子署名のメリット

電子署名導入のポイント

電子署名を導入する際は次のポイントを踏まえましょう。

・取引先から同意を得られているか
・当事者型か立会人型か
・システムの費用や機能は自社に合っているか

取引先から同意を得られているか

電子署名を導入する際は、取引先から同意を得ることがまず必要です。すでに相手が電子署名を介したやり取りを実行している場合は対応が簡単ですが、未対応の場合相手にもシステムを導入してもらう必要があります。

「DXに関して電子署名が必要であり、お互いにメリットがある」という点を納得いくまで説明できるかがカギです。

当事者型か立会人型か

電子署名には次の2つの証明方法があります。

・当事者が署名を行い書類を送信する当事者型
・当事者が認定した第3者が署名を行う立会人型

当事者型は手間が掛かるのであまり普及していません。現在普及が進んでいるのは導入が簡単で手間のかからない立会人型のクラウドサービスです。

立会人型については法的効力が法律であいまいでしたが、最近政府が見解を追加して、法的効力があると認定しています。ですからこれから電子認証を導入したい企業では立会人型を導入すると楽です。

システムの費用や機能は自社に合っているか

電子認証に関するサービスは複数ありますが、事業規模や必要となる機能などで費用が異なってきます。コストや機能を見比べて、自社に一番合っているシステムを導入できるかがポイントです。
DX普及の促進剤になる!電子署名のメリット

まとめ

今回は電子署名の概要やメリット、そして導入の際のポイントなどをご紹介しました。

電子署名を利用すると完全なペーパーレス化が実現して業務が楽になります。またテレワークの無駄をなくすためにも必要な技術だということも頭に入れておきましょう。

電子署名を導入する際は取引先への理解を得ながら、予算や機能のあったサービスを導入してみてください。クラウドサービスを導入するとスピーディーに電子署名を始められます。

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