定型的な作業を自動化できる「RPA」は、活用できる業種を問いません。商品の製造プロセスなど代行ができない業務もありますが、データ送信や入力などがかかわる業務であれば基本何でも利用可能です。
中でも不動産業界はRPAと相性のよい業界であり、専用のRPAも登場しています。
今回は不動産業務をRPA化したいと考えている方向けに、不動産業界におけるRPAの活用方法や実際の事例などをご紹介していきます。
目次
不動産業界とRPAは相性がよい
不動産業界では、事務作業がいくつも発生します。
・内容が決まっている作業
・何度も行う必要のある作業
・ルールがはっきりしている作業
こういった作業を人力ですべてやっていると、本来の業務まで圧迫してしまう可能性があり生産的ではありません。しかしRPAに代行させることでスタッフにも時間の余裕ができ、本来の業務に集中できる環境を作り出せます。
製造プロセスには基本的にかかわらずホワイトカラーの行う業務が多い不動産業界と、RPAの相性は抜群です。
不動産業界におけるRPAの活用方法
ここからは、不動産業界におけるRPAの活用方法を具体的にご紹介していきます。
・物件入力の自動化
・物件画像やコメントの自動入力
・物件情報の確認や更新
・各種帳票の自動作成
・広告内容の確認
物件入力の自動化
不動産を広いユーザーへアピールするには、不動産掲載サイトへ自社が管理している物件を掲載する必要があります。しかし物件の登録作業は地味でありながら、時間の掛かる大変な作業です。
RPAは、こういった地味で時間を消費する作業の適正化に向いています。
物件情報を抜き出して登録まで、RPAが一括で実行してくれます。その際入力ミスも減るので、人力で登録するよりも効率的に物件紹介ができるようになって便利です。登録作業に掛かる、人件費なども減少します。
物件画像やコメントの自動入力
物件情報をWebサイトなどへ掲載する場合は、最新で正しい画像をアップロードする必要があります。しかし入力の不備で画像が不足している状態で掲載してしまったり、間違った画像を掲載してユーザーへ迷惑をかけてしまう可能性もあります。
RPAを活用すれば、画像を正確に掲載できるようになるので安心です。
画像がまだ掲載されていない物件を、RPAがリストから自動検出して掲載を行ってくれます。また「AI」で処理を行い、必要な画像を素早く選んで掲載するといったことも可能です。
さらに物件情報の文章入力も、RPAで正確になります。
コメントが入っていない物件を自動検出し、自動で適切なコメントをアップロードしてくれます。また物件掲載サイトごとに、文章のフォーマットを変えることも可能です。
物件情報の確認や更新
登録した物件情報を更新するのも、重要な作業です。しかし人力で確認や更新を行っていると、
・空き室数を減らすのを忘れた
・賃料が更新されていない
・使える設備の変更をしていなかった
などのエラーが起きる可能性があります。
RPAを活用すれば、こういった手入力で起こるエラーをなくせます。リアルタイムでRPAが現在の物件情報を確認し、更新まで一括で行ってくれるからです。
各種帳票の自動作成
不動産業界は、「更新案内書」など複数の書類を扱う業界でもあります。いちいち同じフォーマットにデータを手入力し、出力して関係者に渡すのは面倒な作業です。
RPAを利用すれば、ロボットプログラムがフォーマットをもとに自動でデータを収集し、必要な個所に出力してくれます。複数のフォーマットに対応しているRPAであれば、それだけ帳票作成業務が楽になります。
広告内容の確認
広告を出稿して集客を行うのも、不動産業界では重要な作業です。しかし意図しないで架空の表現をしてしまい、ブランドイメージが下がってしまう危険性もあります。
RPAを使えば、広告内容の確認も正確になります。広告で確認すべき箇所をRPAが自動で検出し、基準に引っかかっていないか確認してくれます。また確認だけでなく、不必要な箇所の削除や必要な個所の追加まで行ってくれるので便利です。
不動産業界で実際にRPAが活用されている事例
ここからは、不動産業界で実際にRPAが活用されている事例をご紹介していきます。
・株式会社大京
・株式会社アパマンショップリーシング
・東急住宅リース株式会社
・大和財託
株式会社大京
大京グループの「株式会社大京」も、RPAを導入しています。株式会社大京が活用しているのは、政府での導入も注目された国内ナンバーワンRPA、「Bizrobo!」です。
社内研修も活用しながら、システム部門ではなく現場でRPAプログラム構築・操作のできる体制を整えました。操作の繰り返しなどに安定性があり、初心者でも扱いやすい作りになっているBizRobo!を選んだのも、現場社員がRPAを使いこなせるようにするためです。
グループ全体で
・Web経由での情報入出力
・エレベーター点検などの連絡業務
・メール本文の転記作業
などにRPAを導入し、年間約4,700時間相当の人的リソース創出を見込んでいます。
株式会社アパマンショップリーシング
「アパマンショップ」を運営する「株式会社アパマンショップリーシング」では、空室情報をインターネットで探した後、システムに入力する作業に課題を抱えていました。1物件につき15分ほど作業時間が掛かる上に、これを複数行う必要があるのでかなりの時間が消費されていました。
そこでRPAを導入し、空室情報検索から該当の情報抜き出し、入力までを任せるシステムを構築して活用しています。結果的に作業時間平均が半分以上減少し、作業の正確性も向上しました。
東急住宅リース株式会社
東急住宅リース株式会社の場合、入居者管理に関して膨大な時間が掛かっていました。約9万戸から20％の入居者が入れ替わる状況になっており、契約や解約の入力作業が煩雑になっていました。
提案などコア業務にスタッフが専念できる環境を作るため、RPA導入に踏み切っています。
2019年1月時点で74個のロボットプログラムを作成し、業務に活用してきました。結果的に概算で月間約5,000時間、年間では約4万時間の業務時間削減に成功しています。
また他にも費用対効果の問題でシステムかを避けてきた業務も自動化できたりと、いろいろな成果を残しています。他社と同じく、今後はRPAの適用範囲をさらに拡大させていく予定です。
大和財託
「大和財託」は、低価格で導入できる「BizRobo！ mini」を活用しています。入居者募集などの業務に適用して自動化を図り、月間70時間の業務時間削減につなげました。
またコロナ禍でテレワークが推奨される中、毎月数体のロボットが稼働できる体制を構築しており社員が出社しなくても業務を継続できるようになっているのもポイントです。
IT戦略室という専門の部署が管理を行い、
・業務内容の分析
・ロボットプログラムの最適化
・対象業務の選択
などを実施しています。
まとめ
今回は不動産業界でのRPAの活用方法、そして実際の導入事例などをご紹介しました。
不動産業界はホワイトカラー業務が多く、RPAと相性がよいです。物件入力など各作業を自動化できれば、施策立案などより生産性が高い仕事へ時間を取れるようになって企業成長も見込めます。
「業務効率化に課題があり、時間を削減したい」という方は、ぜひRPAの活用を検討してみてください。