遠方同士で書類のやり取りを行う手段として、FAXは長らく一般的な手法でした。今ではインターネットでデータを送受信するのが当たり前になり重要度は薄れつつありますが、依然としてFAXで書類のやり取りを行っている企業も多いです。
しかしFAXを持っていない企業とFAXを持っている企業がやり取りをするとき、FAXを介したやり取りはできません。そんな課題を解決し、インターネット上でもFAXを受け取ったり送信したりできるのが「インターネットFAX」です。インターネットFAXは、リモートワークにも使えるので便利です。
今回はインターネットを使ってFAXができるサービスがないか探している方向けに、インターネットFAXの概要やメリット、選び方やおすすめのツール3選をご紹介していきます。
目次
インターネットFAXとは
インターネットFAXとは、「インターネットを介してFAXのやり取りができるサービス」を指します。現在さまざまな企業から、インターネットFAX専用のサービスが提供されています。
インターネットFAXの契約者は、専用のサーバーを介してFAXのやり取りを行うのが基本です。
送信を行う場合は、メールと同じ要領でFAXにしたいデータを添付してメールアドレスで宛先を指定可能です。そして送信を行うとサーバーを通してデータがFAX化され、宛先に届きます。
またFAXを受信する際は、サーバーを通してFAX書類がデータ化されます。そしてデータ化された書類はメールなどで受け取って、中身を確認可能です。
インターネットFAXのメリット
インターネットFAXには、次のようなメリットがあります。
・複合機がなくてもFAXの書類を受け取れる
・コスト削減につながる
・FAXを送受信する場所を選ばないでよい
・複数の相手へ、同時にFAXを送信できる
・リモートワーク促進にもつながる
複合機がなくてもFAXの書類を受け取れる
通常FAXを送受信したいときは、専用の複合機を用意する必要があります。しかし複合機の値段は高く、リースするにしてもかなりの維持費が掛かるのがネックです。
その点インターネットFAXを使えば、インターネット上でFAXのやり取りが完結します。わざわざ複合機を用意する必要はないので、スペースを確保する必要はありませんしコストも節約可能です。
コスト削減につながる
FAXをやり取りする際は、
・回線の利用料
・送信料
・受信料
・紙代
・インク代
などが必要となります。
複合機だけでなく、さまざまなところで費用が掛かってしまいます。
インターネットFAXは、インターネット回線だけを引けば済むのが強みです。また送信料、受信料に関しては安く抑えられているところも多いですし、データだけのやり取りでよいので紙代やインク代も必要ありません。
月額利用料などは掛かりますが、長期的に見てもかなりのコスト削減につながります。
FAXを送受信する場所を選ばないでよい
複合機に頼っていると、FAXを送受信する際必ず複合機の近くにいなくてはなりません。いちいちFAXのために移動するのは面倒ですし、出張などで届いたのに気付かないと情報伝達が遅れる可能性もあります。
インターネットFAXを使うと、FAXを送受信する場所を選ばなくて済みます。オフィス内にいるときもオフィス外にいるときも、パソコンやスマホを持っていればいつでもすぐにFAXの送受信が可能です。
複合機へ移動せずに簡単にFAXを送受信できますし、リアルタイムで内容を確認しやすいので情報伝達の面でも便利です。
複数の相手へ、同時にFAXを送信できる
インターネットFAXでは、複数の相手へ同時にFAX送信する手順も簡単です。
1.共有したいFAX用のデータを用意する
2.データを添付して、共有したいアドレスを複数指定する
これだけで作業が完了します。
メールを使い慣れていれば、インターネットFAXの操作にもすぐ慣れることができるでしょう。
リモートワーク促進にもつながる
インターネットFAXは、いつでもどこでもFAXを送受信可能です。オフィスにいなくてもFAXができるので、リモートワーク促進にも効果があります。
現在新型コロナウイルス（COVID-19）の影響で、在宅勤務を行う企業が増えています。しかしFAXでやり取りしないといけない企業がいると、取引時どうしても出社する必要性が出てくるのが課題です。
インターネットFAXを使えば、たとえ在宅でも簡単にFAXを送受信できます。これからリモートワークを促進するためにも、インターネットFAXは重要です。
インターネットFAXの選び方
インターネットFAXを選ぶときは、次の点に注意しましょう。
・料金体系がどうなっているか
・送信と受信、どちらにも対応しているか
・FAX用の番号を自由に発行できるか
料金体系がどうなっているか
インターネットFAXを利用する際は、
・月額料金
・送信料金
・受信料金
などが掛かります。
ここで注意しないといけないのが、送信料金と受信料金です。同じインターネットFAXのサービスでも、
・毎月指定枚数までは無料
・同じサービス同士でやり取りしていれば無料
・無料枠は存在せず、1枚目から料金が発生する
など料金体系が違います。
料金体系を確認し、一番コストが適切なサービスを選定する必要があります。
送信と受信、どちらにも対応しているか
インターネットFAXの中には、送信のみ対応、受信のみ対応、というサービスもあります。送信だけ、または受信だけに使うのであれば問題はありませんが、FAXでのやり取りをすべて完全にインターネット化したい場合は送受信両方に対応したサービスを選ぶ必要があります。
またサービスによっては送受信両方に対応していても、「送信はパソコンからのみ」など制限がある場合もあるので注意してください。
FAX用の番号を自由に発行できるか
FAXに信頼性を出し安心できる取引を行うために、市外局番が使えると助かります。しかし残念ながら、インターネットFAXを使う場合は市外局番を自由に発行できないサービスも多いです。
たとえば東京の市外局番を使いたくても、IP番号しか使えないケースもあります。市外局番を重視する場合は、市外局番をある程度自由に発行できるサービスを選んだほうがよいでしょう。
インターネットFAXのおすすめサービス3選
ここからは、インターネットFAXが使えるおすすめのサービスを3つご紹介していきます。
・eFax（イーファックス）
・MOVFAX（モバックス）
・jFAX（ジェーファックス）
eFax（イーファックス）
インターネットFAXの中で、最も有名なサービスの一つです。
FAXの送受信料金が各150枚まで無料なので、上手く使えば送受信料金なしで利用可能です。超過した場合も、1枚当たり10円の低価格で利用できます。
また全国すべての市外局番をカバーしているので、どの地域に住んでいても安心してFAXのやり取りが可能です。30日間無料トライアルを利用すれば、お試しでインターネットFAXができます。
MOVFAX（モバックス）
NTTグループである「NTTコミュニケーションズ」のFAX事業を引き継いでおり、信頼性の高いサービスです。
オプションで、東京・大阪・神奈川地域の市外局番を指定できます。またスタンプ機能などで、受信したFAXデータへ簡単に加工を施し送信が可能なのもメリットです。
・小規模事業所などに向いているスタンダードプラン
・ある程度規模の大きい企業に向いているプレミアムプラン
の2種類からプランを選べます。
jFAX（ジェーファックス）
eFaxの、姉妹サービスとなります。
初期費用は掛かりますが、月額990円（年払いで 1万1,800円）で利用できるのでリーズナブルです。東京地域であれば、03の市外局番が利用可能なので便利です。
ただし東京以外の市外局番は、選ぶことができません。またeFAXと違い、
・受信 : 100枚まで無料
・送信 : 50枚まで無料
と無料になる枚数が少ないのもデメリットになります。
規模が小さくそこまでFAX送受信をしない事業所であれば、十分なサービスです。
まとめ
今回はインターネットFAXとは何か、そしてそのメリットや選び方、おすすめのサービスをご紹介しました。
インターネットFAXはコスト削減だけでなく、リモートワーク推進にも使える便利なサービスです。現在リモートワーク推進などでキャンペーンを行っているサービスもあるので、ぜひチェックしてみてください。
ぜひインターネットFAXを活用して、リモートワークを促進してみましょう。