私たちのあらゆる身の回りのものがIT化している現代では、企業も業種に関係なくITを自社に導入し、活用する必要があります。しかし特に長年ITを駆使して活動を行ってきた企業では、ITコストの増加が無視できない状態になっているケースもあります。
ITコストが増えすぎている場合、営業利益を圧迫したりと悪影響が出てきます。悪影響を防ぐためにはITコストを削減するしかありませんが、下手に削減しようとすると却って業務効率性が下がったりと、さらに状況を悪化させてしまう危険性もあります。
適切な対策を取ることで、無理なくコストを削減しながらITシステムなどを運用できます。今回は企業がITコストを下げるためのコツを、参考になる企業事例などとともに解説していきます。「自社のITコストを上手く減らして、効率よく投資を行いたい」という企業様はぜひご覧ください。
目次
年々拡大する、ITにかかるコスト
当然ではありますが、企業がITにかけるコストは年々増加しています。
情報活用の推進などを行っている「一般社団法人日本情報システム・ユーザー協会（JUAS）」では、「企業IT動向調査2019」と称して各企業のIT投資額動向をまとめています。それによると、2019年度に「IT予算を増やす」と答えた企業が全体の約47.6％になりました。これは2018年度の約40.7％と比べると約7％の増加になります。
また2019年度に「IT予算を減らす」と答えた企業は全体の約10.2％となり、2018年度予測の13.7％に対して3.5％減少しています。
これらのデータから分かる通り、ITの投資額は減少ではなく、増加の一途をたどっています。これは単に社会がIT化しているからというだけではなく、人材不足の解消としてITを導入したり、あるいは業務効率化のためにITを活用したいという企業が増えていることなどが理由として考えられます。
あなたの会社でも年々すでにITコストが増加しているかもしれません。もちろん売上に貢献するわけですから、IT投資額が上がるのは悪くはありません。しかし導入後適切な体制で運用を行わないとどんどん無駄な部分が増え、投資に対してITがもたらす収益が見合わなくなる可能性があります。
ですから「今までITコストは必要だと思っていたので、特に見直しを行っていなかった」という企業様はこの機会にITコストを見直し、効率よく運用するコツをぜひ身につけてほしいです。
ITコストを下げるためのポイント
ここからは、実際にITコストを下げるポイントをご紹介していきます。
・どこにコストがかかっているのかを分類、可視化して見分ける
・アウトソーシングを活用する、あるいは契約内容を見直す
・既存サービスをクラウド化（SaaS化）してみる
・機器リースなども検討する
どこにコストがかかっているのかを分類、可視化して見分ける
ITコストには、大きく分けて
・ハードウェアやソフトウェアなどにかかる直接コスト
・ITを運用するための人員にかかる人件費などの間接コスト
の2つがあります。まずはITコストを直接コストと間接コストの2つに分けましょう。
直接コストの例としてはハードウェアやソフトウェアに加えて、
・光回線やWi-Fiといったネットワーク利用料
・システムと連携しているプリンターのインク代など、日用品の購入費
・ITシステムの運用代行費
などがあります。
また間接コストには
・情報システム担当者にかかっている人件費
・各業務部門IT担当者にかかっている人件費
などが存在します。
「とにかくITコストを削減したい」と思うならば、まずは各ITコストを上記2種類へ分類を行い、月間や年間などでどのくらいITコストが発生しているかを可視化する必要があります。
その上で「ITシステム代やサーバー代などに費用がかかりすぎている」となればITシステムやサーバーなどの見直しが必要ですし、「IT関係者への人件費がかかりすぎている」となれば新規採用者を調整するなど対策を取る必要があります。
アウトソーシングを活用する、あるいは契約内容を見直す
肝心の業務に専念できず、たくさんの雑多な仕事をこなさなくてはいけないIT関係者も多くいます。雑多な仕事が多い場合思い切ってアウトソーシングを行いノンコア業務を切り離せば、IT関係者は自分のコア業務に専念できるようになり、総合的に人件費の削減につながる可能性もあります。
サーバーの保守管理から単純なデータ入力まで、アウトソーシングできる作業はさまざまです。上手くアウトソーシングを活用すれば、ITコストを結果的には削減できます。
ただし、すでにアウトソーシングを行っている場合は、却ってアウトソーシングに費用がかかり過ぎてITコストが増加している、というケースもあります。
アウトソーシングを漫然と行うのはよくありません。「アウトソーシング費用を削減したい」という場合はまず契約内容を見直し、必要ない業務まで切り出していないか、また工程を簡単にできないかなどを確認し、費用削減につながる対策を打ってアウトソーシング業者に相談する必要があります。
関連ページ：どこまでアウトソーシングする？ IT分野における懸念材料と解決法
既存サービスをクラウド化（SaaS化）してみる
ITシステムを自社運用している場合は、かなりの運用費がかかっているでしょう。「ITシステムを残したままコストを削減できないか」と考える場合は、ITシステムのクラウド化（SaaS化）を検討してみてください。
細かいカスタマイズが必要ない場合は、多種多様なクラウドサービスから最適なサービスを選んで導入することで、既存のITシステムを置き換えてクラウドサービスで業務効率化が狙えます。クラウドサービスを使うと自社でサーバーを用意する必要がなく、また保守・点検もベンダー側で行ってくれるので、直接コストも間接コストも削減できます。
ただしクラウドサービスでは外部のネットワークに接続するので、セキュリティ対策が欠かせません。導入検討時は、セキュリティがしっかりしていそうなところをピックアップして選択しましょう。
また既存の自社ITシステムをクラウド化する場合は、データの移行や操作方法の習得など、移管作業にかなりの時間がかかります。ITシステムをクラウド化する場合は、余裕をもって移管スケジュールを立てましょう。
システムにどうしてもカスタマイズが必要な場合などは、クラウド化が適さない場合もあります。ですからクラウドサービスの導入は慎重に行いましょう。
関連ページ：押さえておきたい！SaaS、PaaS、IaaSの違いについて
機器リースなども検討する
いちいち機器を自前で購入して導入していると、かなりの費用がかかります。特に中小企業では無視できないコストになるはずです。
そこで機器リースを使えば最新の機器も比較的安値で導入できますし、機器の入替時も旧機器の廃棄などの手間がかかりません。場合によっては機器リースなども組み合わせると、上手くITコストが削減できます。
ITコスト削減を実現！参考になる企業事例
ここからは上手くITコストを削減した企業の事例をご紹介していきます。
・株式会社インターメスティック
・アサヒグループホールディングス株式会社
・株式会社notteco
株式会社インターメスティック
メガネブランド「Zoff」で有名な「株式会社インターメスティック」では、老朽化したPOSシステムの更新費用が大きな課題となっていました。
そこでPOSシステムをクラウド化、タブレット端末とスマホでPOSシステムを構成することで、従来のPOSシステムにかかっていたコストを2分の1にまで削減しました。このように既存のシステムをクラウド化するだけで、かなりのコスト削減が見込めます。
アサヒグループホールディングス株式会社
「三ツ矢サイダー」などでおなじみの「アサヒグループホールディングス株式会社」では、基幹システム数の多さから来るシステム関連費に大きく頭を悩ませていました。
そこで基幹システムを大幅に刷新し、新しいシステムへと統合しました。またシステム保守などの業務を「アサヒビジネスソリューションズ」に任せるといった、集約性の高いIT運用体制に変更しました。
このようにシステム及びIT運用体制を上手く統合できたのは、事前の直接・間接コストの念入りな下調べがあってこそです。あなたの会社でもITコストを削減するときは、具体的にどこにコストがかかっているのかよく可視化して確認しましょう。
株式会社notteco
ライドシェアサービスを提供する「株式会社notteco」では、雑多な業務を自社ですべて行う場面が多かったために業務効率性が低い状態でした。
そこであるアウトソーシングサービスを導入したところ、業務時間が一気に削減され結果的に人件費の削減などにつながりました。株式会社nottecoでは海外の情報リサーチや事務業務まで、さまざまな業務が発生しています。あなたの会社でもさまざまな業務が乱立しているほど、アウトソーシングサービスに依頼すると効率的に人件費が削減できるかもしれません。
まとめ
今回はコストを上手く削減してITを運用する方法を、実際にコスト削減に成功した企業の事例を絡めながらご紹介しました。
ITコストがかかっていると感じている場合は、上手くポイントを押さえながら削減を行うことで、無理なく大幅なコスト削減が狙える可能性があります。まずはコストを可視化してどこにコストがかかっているのかよく確認した上で、クラウド化やアウトソーシング化などの対策を検討していきましょう。
ぜひITコストを無駄なく、無理なく削減して、効率よく収益を出せる会社体制を作っていきましょう。
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