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業務効率化

業務を効率化するために知っておきたいPDCAのポイント!

投稿日:2019年6月10日 更新日:

業務を効率化するために知っておきたいPDCAのポイント!_1

突然ですが、あなたの企業では「PDCAサイクル」を回せていますか。PDCAサイクルを回すことは、最早企業では当たり前になっています。しかしPDCAサイクルについて知っていても、実は上手くPDCAサイクルを回して業務効率化が図れていない企業もあります。
今回はPDCAサイクルの概要や、効率よくPDCAサイクルを回すためのポイントをご紹介。「PDCAサイクルについてしっかり理解した上で、業務効率化に活用するコツを知りたい」という方はぜひご覧ください。


目次

PDCAサイクルとは

PDCAの4つのプロセス

PDCAサイクルを効率よく回すポイントとは

まとめ

PDCAサイクルとは

PDCAサイクルとは、4つのプロセスに分けて業務内容を可視化及び効率化するための業務手法です。製造業などで最初に実装が始まり、汎用性の高さから今ではジャンルに関わらずさまざまな企業で使われる一般的な業務手法となっています。

PDCAサイクルを適切に回すことで、業務内容の改善、さらには自社売上の拡大にまでつなげられます。

PDCAの4つのプロセス

PDCAには4つのプロセスがあります。

・Plan(計画)
・Do(実行)
・Check(評価)
・Action(改善)

Plan(計画)

「Plan(計画)」は、業務内容の計画段階に当たります。自社が達成すべき目標から、どういった業務を行えば目標が達成されるかを考えながら計画を練っていきます。

目標は数値まで含めてはっきり決めておかないと、施策がぶれる原因にもなります。「ECサイトからの購入利益を増やし、会社全体の売上を前年度比から32%増加させる」など、明確な目標を決めましょう。そして計画も「前年度よりECサイトユーザーの平均購入単価を20%上げて、新規ユーザーも10%増やす」など、数値を含めた具体的なものにしておきましょう。

Do(実行)

「Do(実行)」では、Planで立てた計画を実行します。実行中は上手くいかなかった計画まで含めてデータベース化し、後のCheckやActionにつながるようにします。

上記のECサイトの例であれば、「7月時点でECサイトからはこのくらいの売上が上がり、年齢層や趣味・趣向はこのようなものである」など、購入者の属性までデータベースにすると、より精度の高いPDCAサイクルが回せます。

Check(評価)

「Check(評価)」では、実行した計画の結果を分析します。当初の予定をどのくらい達成できたのか、成功点や改善点などはどこにあるかなどを細かく評価します。

例えば「前年度比から売上は16%上がったが、当初の目標は達成できなかった。新規ユーザーは若い女性を中心に増え、無事10%を超えて15%になったが、商品を上手く売込みできず、購入単価が5%しか上がらなかった」というように目標が達成できなかったときは原因まで細かく調査します。

Action(改善)

「Action(改善)」ではCheckのプロセスで出てきた課題をもとに、次のPlanに向けたアイデアを出します。「成功したところはもっとこういう風にしたら効率がよくなる」、「失敗したところは次の計画ではこう変えたらどうか」など、次のPlanのプロセスでよりよい計画が出せるようにアイデアを出します。

例えば「今度の計画では引き続き若い女性を中心に新規ユーザー数を20%増やし、購入単価は少し下げて15%アップにしたらうまくいくのでは」と仮説を立てていきます。

そして最初のPlanへ戻り、再びPDCAサイクルを回すことで、業務がどんどん改善して売上も上がりやすくなります。

PDCAサイクルを効率よく回すポイントとは

PDCAサイクルを効率よく回すためのポイントは、次の通りです。

・細かく計画し、分析する
・素早く回す
・PDCAシステムを利用する

細かく計画し、分析する

プロセス説明でも述べましたが、PDCAではいかに目標を細かく設定し、実行後分析して次へつなげられるかが重要です。例えば目標を決めで「とりあえず前年度比売上20%を目指す」だけでは施策がぶれて、目標があいまいなためPDCAの真価を発揮できません。

PDCAサイクルを回す際は細かく自社目標を設定し、分析するのを忘れないでください。

素早く回す

PDCAはサイクルを回すのを遅らせると、それだけ業務改善が遅れてしまい企業利益の損失にもつながります。PDCAサイクルを回すときはスピードを意識して、素早く回すことを心がけましょう。

PDCAシステムを利用する

PDCAを有効にするためにはそれなりの時間がかかります。時間を有効活用して少ないリソースでPDCAを回すためには、PDCAシステムの導入が有効手段になります。

PDCAシステム導入により、PDCAサイクルを回す際の作業を自動化して効率化できます。社内のリソースが気になる場合は、PDCAシステム導入も検討しましょう。

業務を効率化するために知っておきたいPDCAのポイント!_2

まとめ

今回は業務効率化に必須のPDCAサイクルについて、しっかり回すポイントも含めてご紹介しました。

PDCAは業務の基本ですが、意外と活用できてない企業は多いです。適切にPDCAサイクルを回し続ければ、自社の大きな利益になります。ぜひ本記事を参考にしながら、PDCAサイクルで利益を上げられるようにしてください。

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