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業務効率化

購買管理システムの機能はどのようなもの?

投稿日:2019年5月15日 更新日:

購買管理システムの機能はどのようなもの?_1

会社で働いている場合、必ず資材の調達は必要になってきますよね? その際に発生する各工程を管理する手法が「購買管理」です。

資材の仕入れなどを可視化したりするためにも、購買管理は必要不可欠です。しかし人の手で購買管理をやっていると時間がかかり、ミスも起きやすくなります。そういった課題のソリューション(問題解決)につながるのが販売管理システム。

今回は販売管理システムの概要、そして機能や導入の際に注意すべきことまで解説。「よく理解したうえで、販売管理システムの導入を進めたい」という方はぜひお読みください。



目次

購買管理システムの概要

購買管理システムの機能

購買管理システム導入時の注意点

まとめ

購買管理システムの概要

購買管理システムとは、購買管理を効率化するために登場しました。

購買管理は、商品を提供するために必要な資材の調達などを工程ごとに管理し、改善点がないかなどをチェックするために使われます。しかし購買管理を人の手だけでやっていると、工程が多くてデータ入力ミスや内容の抜け漏れなどのエラーが出やすくなったり、業務改善の時間がとりにくかったり、いろいろなデメリットもあります。

購買管理システムでは、購買管理に必要な各工程の処理を自動化。余計なことを考えずに購買管理が可能なうえに人為的なミスも減り、各工程の可視化が簡単になって業務改善に時間が割きやすくなるなど、さまざまなメリットがあります。

購買管理システムの機能

購買管理システムには、次のような機能があります。

・購買管理を把握する機能
・各工程の管理機能
・購買における契約管理機能

購買計画を把握する機能

購買行動においては、まずどの企業からどれくらいの数、どのくらいの値段で具体的に購買を行うかの購買計画を立てることが重要になってきます。購買計画を立てるのは時間もかかり、手間もかかります。

購買管理システムを使えば、購買計画立案から作成までも簡単にできます。また入力ミスなどが減少することにより、人の手を介するより確実に購買計画を予定通り実行することが可能になります。

各工程の管理機能

購買管理では、仕入れ先の管理や発注の管理、仕入れ価格の管理など、会社の購買に関するさまざまな業務管理が必要になってきます。これだけ管理すべき項目が多いと、社内の人員だけで管理するのは大変です。

購買管理システムならば、各管理を簡単に可視化可能。また各工程のデータをシステム上で共有できるようになるので管理にミスがないかなど、データのエラーチェックも簡単になります。

購買における契約管理機能

購買管理においては、購買時の契約をしっかり管理することも必要になってきます。購買時の契約管理ができていないと、割高な値段で商品の仕入れを行っていることに気づかなかったりと、コスト削減の機会を逃してしまうことにも。

購買管理システムでは、購買時の契約管理も可能。これにより過去の契約などに鑑みて、より適正な価格で仕入れ契約ができないかなど、契約見直しなども簡単になります。

購買管理システム導入時の注意点

購買管理システムは導入すればメリットがたくさんありますが、導入時に注意すべきこともあります。ここでは購買管理システム導入時の注意点をご紹介していきます。

・オンプレミス型かクラウド型か
・他社内システムと連携が可能か
・自社に合った機能を搭載しているか

オンプレミス型かクラウド型か

購買管理システムには、オンプレミス型とクラウド型があります。

オンプレミス型ではセキュリティ面で安全などの、自社に合ったカスタマイズがしやすいメリットがあります。しかし一方でコストがかかるなど、技術的なトラブルは自社で解決しなければならないデメリットもあります。

クラウド型は導入費が安く、メンテナンスなども他社に任せられるメリットがあります。しかし自社に合わせたカスタマイズがしにくく、セキュリティ面ではオンプレミス型より心配な面も。

このようにオンプレミス型とクラウド型、双方にメリット・デメリットがあります。購買管理システム導入時は、どちらのタイプが自社に適しているかをしっかり見極めてから導入を進めましょう。

他社内システムと連携が可能か

購買管理システム導入前に、すでに自社内の業務を効率化するシステムを導入している場合もあるでしょう。

購買管理システム導入時は、すでに自社で機能している各システムとの連携がしっかりとれるかも重要。購買管理システムと他システムとのデータ連携がうまくとれないと、結局処理に時間がかかり本末転倒になりかねません。

特に社内システムが複数ある場合は、購買管理システムとの連携を第一に考える必要があります。

自社に合った機能を搭載しているか

購買管理システムでは、各業種に合わせたさまざまなものが各業者から提供されています。ですから購買管理システムでは、自分の業種に合ったものを導入することもポイントに。

例えば取扱商品のジャンルが少なければ機能性を求めなくてよいかもしれませんが、ジャンルが多い場合は各ジャンルに適切な購買管理設定ができるかも購買管理効率化の鍵になります。

購買管理システム導入時は自社の商品がどういった体制で、どのくらい作られているかなどをしっかり把握することも必要になってきます。

購買管理システムの機能はどのようなもの?_2

まとめ

今回は購買管理システムの機能や導入時の注意点などをお伝えしてきました。

購買管理システムを利用すると、購買管理を簡略化できるうえに、時間やコストの削減にもつながります。ただし選びかたを間違えると本末転倒で作業効率化ができなくなる可能性も。本記事も参考にしながら、自社にとって適切な購買管理システムを導入できるようにしましょう。

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